Stell dir Cortexion nicht als „Software" vor, sondern als digitalen Kollegen. Er ist 24/7 da, wird nie krank, beschwert sich nie über Routine und kennt dein Unternehmen besser, je länger er bei euch arbeitet. Hier sind 12 konkrete Aufgaben, die er heute schon erledigt — und wie viel Zeit das pro Woche spart.
1. Belege erfassen und vorbuchen (Buchhaltung)
Vorher: Maria öffnet jede Eingangsrechnung, tippt Lieferant, Betrag, IBAN und Kostenstelle in DATEV.
Mit Cortexion: Belege werden aus dem Mail-Postfach gezogen, automatisch ausgelesen, Buchungsvorschlag erscheint, Maria prüft und klickt „Buchen".
Zeitersparnis: 6–10 Stunden pro Woche bei ~ 150 Belegen.
2. Erstantwort im Kundensupport
Vorher: Tom liest jede E-Mail, schreibt 3-Zeilen-Antwort, fragt im Notfall den Kollegen.
Mit Cortexion: KI liest, zieht relevante FAQs und Bestelldaten aus der Wissensdatenbank, schreibt Antwortvorschlag im Markenton, Tom sendet (mit oder ohne Anpassung).
Zeitersparnis: 12 Stunden pro Woche bei 200 Tickets.
3. Interessent ins CRM aufnehmen
Vorher: Sven kopiert Kontaktdaten aus der Kontaktformular-Mail in HubSpot, fügt LinkedIn-Profil dazu, ordnet Vertriebsphase zu, schreibt Notiz.
Mit Cortexion: Lead landet automatisch im CRM mit angereicherten Daten (LinkedIn, Firmengröße, Branche) — der klassische Workflow, ergänzt durch Slack-Notification ans Vertriebsteam, Erstantwort schon im Outbox.
Zeitersparnis: 4 Stunden pro Woche bei 40 Leads.
4. Angebot aus Lead-Daten erstellen
Vorher: Anna nimmt die Bedarfsbeschreibung des Kunden, sucht passende Module im Katalog, baut Excel-Kalkulation, erstellt PDF.
Mit Cortexion: KI liest die Anfrage, schlägt Module aus dem Katalog vor, generiert Word/PDF nach Firmen-Vorlage, fügt rechtliche Klauseln ein, schickt es an Anna zur Prüfung.
Zeitersparnis: 5 Stunden pro Woche bei 8 Angeboten.
5. Zeiten an die Lohnabrechnung übergeben
Vorher: Petra exportiert CSV aus der Zeiterfassung, prüft Anomalien, korrigiert, lädt in DATEV LODAS hoch.
Mit Cortexion: Zeiten werden direkt aus der Cortexion-Zeiterfassung an LODAS übergeben, Anomalien werden vorher KI-geprüft (z. B. „Mehr als 10 h, ist das korrekt?"), Petra macht nur noch das Freigabe-Review.
Zeitersparnis: 3 Stunden pro Monat (kumuliert: 9 Stunden im Quartal).
6. Wöchentliches Marketing-Reporting
Vorher: Robert klickt sich Montags durch GA4, Search Console, Matomo, LinkedIn, baut PowerPoint, schickt an Geschäftsleitung.
Mit Cortexion: KI zieht alle Quellen, erkennt Trends, generiert PDF mit Highlights, postet Zusammenfassung in Slack — jeden Montag automatisch.
Zeitersparnis: 3 Stunden pro Woche.
7. Meeting-Protokolle und Action-Items
Vorher: Lisa nimmt während des Meetings Notizen, schreibt sie nach, schickt Aktionsliste an Teilnehmer.
Mit Cortexion: Über die Meeting-App wird das Gespräch live transkribiert, Zusammenfassung erscheint 2 Minuten nach Meeting-Ende, Aufgaben werden automatisch zu Personen zugeordnet und ins Projektmanagement geschoben.
Zeitersparnis: 4 Stunden pro Woche bei 5 Meetings.
8. Mahnwesen mit Kontext
Vorher: Sandra prüft offene Posten, formuliert Mahnung, prüft Kundenhistorie, entscheidet über Ton.
Mit Cortexion: KI prüft offene Posten + Kundenhistorie, schlägt Mahntext (sanft, normal, fest) inkl. Zahlungserinnerung vor, Sandra macht 30-Sekunden-Review.
Zeitersparnis: 6 Stunden pro Monat.
9. Bewerber-Sichtung (mit menschlicher Letztentscheidung!)
Vorher: Eva liest 80 Lebensläufe, sortiert nach Eignung, schickt Standard-Absage und Einladungen.
Mit Cortexion: KI clustert Lebensläufe nach Skill-Match, Eva sieht ein priorisiertes Dashboard, Letztentscheidung bleibt bei ihr, Absagen werden personalisiert generiert. Hinweis: Hier ist eine DSFA Pflicht und der Betriebsrat einzubinden.
Zeitersparnis: 8 Stunden pro Recruiting-Welle.
10. Onboarding-Fragen automatisch beantworten
Vorher: Neue Mitarbeiter fragen HR per E-Mail nach Urlaubsantrag, IT-Setup, Reisekostenrichtlinie. HR antwortet 30× das Gleiche.
Mit Cortexion: KI-Assistent auf interner Plattform beantwortet Standardfragen mit Quellenzitat aus Mitarbeiterhandbuch.
Zeitersparnis: 5 Stunden pro Woche in HR.
11. Übersetzungen mit Firmen-Glossar
Vorher: Markus übersetzt Produkttexte ins Englische, korrigiert dabei immer wieder dieselben Marken-Begriffe.
Mit Cortexion: KI nutzt das hinterlegte Glossar mit Marken-Wording, übersetzt konsistent über alle Kanäle.
Zeitersparnis: 3 Stunden pro Woche bei 5–10 Texten.
12. Vertrags-Prüfung mit Markierung kritischer Klauseln
Vorher: Frank liest 30-seitigen Lieferantenvertrag, markiert kritische Klauseln, ruft Anwalt an.
Mit Cortexion: KI liest den Vertrag, vergleicht mit hinterlegtem Standard, markiert Abweichungen, schlägt Alternativformulierungen vor. Frank prüft die Markierungen, Anwalt kommt nur noch für die echten Knackpunkte.
Zeitersparnis: 4 Stunden pro Vertrag bei ~ 8 Verträgen pro Monat.
Kumulierte Wirkung in einem 50-Mitarbeiter-Unternehmen
Wenn nur die Hälfte dieser 12 Use Cases produktiv läuft, sparen wir typischerweise 30–45 Stunden pro Woche im gesamten Unternehmen — das entspricht einer vollen Stelle. Bei einem durchschnittlichen Personalkostensatz von 65.000 €/Jahr ergibt das eine jährliche Entlastung von 50.000–75.000 € — bei Plattformkosten von ca. 12.000 € pro Jahr. Das ist kein hypothetisches Rechnen, das sind Zahlen aus unseren Cortexion-Einführungen.
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