Datenschutz & Compliance
DSGVO, Betriebsratsvereinbarungen, branchenspezifische Auflagen – verlangen das Need-to-know-Prinzip.
Berechtigungsmanagement
Alles integriert. Trotzdem nicht für jeden sichtbar.
Wenn HR, Buchhaltung, Vertrieb, Support und Marketing auf derselben Plattform arbeiten, darf nicht jeder Mitarbeiter alles sehen, fragen oder ändern. Cortexion bringt rollenbasierte Rechte, attributbasierte Policies und Audit-Logs auf jeder Ebene mit – Workspace, App, Assistent, Wissensquelle, einzelnes Dokument.
Kompatibel mit SAML, OIDC, SCIM 2.0 · Microsoft Entra · Okta · Google Workspace
Warum das wichtig ist
„Alle sehen alles" ist keine Option.
Sobald KI Zugriff auf reale Unternehmenssysteme bekommt, wird Rechtemanagement zur Pflicht – nicht zur Kür.
Schutz vor Versehen
Auch ehrliche Mitarbeiter klicken auf den falschen Button. Rechte verhindern, dass Praktikantinnen aus Versehen die Lohnliste exportieren.
KI versteht „darf nicht"
Ein Assistent ohne Rechtefilter halluziniert Antworten aus Daten, die der Fragende nie sehen dürfte. Rechte werden zur Pflichtleitplanke.
Externe & Partner
Freelancer, Agenturen, Steuerberater brauchen Zugriff – aber nur auf den Ausschnitt, der sie betrifft. Befristet, gefiltert, nachvollziehbar.
Audit-Pflicht
Wirtschaftsprüfer und Konzernrevision verlangen lückenlose Protokolle: Wer hat wann was angefragt, gesehen, geändert.
Mandantentrennung
Agenturen und Beratungen arbeiten an mehreren Kunden parallel – Daten dürfen niemals zwischen Mandanten leaken.
Das 5-Schichten-Modell
Rechte auf jeder Ebene – nicht nur an der Tür.
Klassische Tools regeln nur den Login. Cortexion prüft Rechte zusätzlich bei jedem Klick, jeder Frage und jedem Tool-Aufruf – fünf Schichten tief.
01
Workspace
Wer ist überhaupt im System?
Die äußerste Schicht. Definiert, wer Mitglied der Organisation ist, in welchem Tenant, mit welchem Identitätsanbieter (Microsoft Entra, Okta, Google Workspace). SCIM 2.0 provisioniert Konten automatisch beim Eintritt – und entzieht sie beim Austritt.
- SSO-Login per SAML/OIDC
- Automatisches Provisioning via SCIM
- IP-Allowlist für Konzern-Netze
- Mandanten-Trennung für Agenturen
02
App (Modul)
Welche Apps darf die Person nutzen?
Die Buchhaltung braucht E-Mail-App und Excel-Experten, nicht aber Website-Builder oder Marketing-Dashboards. Pro App definierst du, wer Owner, Editor oder Viewer ist – oder gar keinen Zugriff hat.
- HR sieht nur die HR-Apps
- Praktikantinnen kein Zugriff auf Lohn-Daten
- Externer Agentur-Account nur Website-Builder
- Buchhaltung kein Zugriff auf Vertriebsdashboards
03
Assistent
Welche digitalen Mitarbeiter darf sie ansprechen?
Innerhalb des KI-Chats darf nicht jeder mit jedem Assistenten reden. Der „HR-Assistent" mit Zugriff auf Personalakten ist nur für HR. Der „Steuer-Assistent" mit DATEV-Anbindung nur für Buchhaltung.
- Rollen pro Assistent: Nutzer, Bearbeiter, Owner
- Sichtbarkeit: privat · team · workspace
- Freigabe-Prozesse für sensible Aktionen
- Sperrliste verbotener Themen pro Assistent
04
Wissensquelle
Auf welches Wissen greift die KI in ihrem Namen zu?
Selbst wenn jemand mit einem Assistenten reden darf – die Wissensdatenbank dahinter wird zur Anfragezeit gefiltert. Der Assistent „sieht" nur Dokumente, für die der fragende Nutzer auch außerhalb der KI Leserechte hätte.
- Per-Document ACLs werden zur Query-Time geprüft
- Vector-Search erst auf erlaubter Subset-Menge
- Geheimhaltungsstufen: öffentlich · intern · vertraulich · streng vertraulich
- Ablaufdatum pro Dokument (z. B. Angebote nach 90 Tagen automatisch revoked)
05
Aktion & Integration
Was darf die KI in fremden Systemen tatsächlich tun?
Die feinste Ebene. Ein Vertriebs-Assistent darf vielleicht Leads im CRM lesen und neu anlegen – aber nicht löschen. Eine Buchhaltungs-Routine darf Belege in DATEV importieren – aber niemals Stammdaten ändern. Per OAuth-Scopes und Aktions-Whitelists.
- OAuth-Scopes pro Integration einzeln vergeben
- Aktions-Whitelist je Assistent (read / create / update / delete)
- Approval-Pflicht für Geld-relevante Aktionen
- Rate-Limits pro Nutzer und Aktion
Rollenmodell
Sechs Standard-Rollen. Beliebig viele eigene.
Die Standard-Rollen decken 90 % der Fälle ab. Für den Rest baust du eigene Rollen mit exakt den Aktionen, die du brauchst.
| Rolle | Sehen | Fragen | Bearbeiten | Veröffentlichen | Verwalten |
|---|---|---|---|---|---|
|
Owner
Volle Kontrolle über den Workspace. Rechnungsempfänger. Kann andere Owner ernennen.
|
✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
|
Admin
Verwaltet Nutzer, Rollen, SSO, Audit-Logs – alles außer Abrechnung und Owner-Wechsel.
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✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
|
Editor
Erstellt und bearbeitet Inhalte, Assistenten, Automatisierungen. Kein Zugriff auf Nutzerverwaltung.
|
✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — |
|
User
Nutzt Apps und Assistenten produktiv. Erstellt eigene Chats und Dokumente.
|
✓ | ✓ | ✓ | — | — |
|
Viewer
Nur-Lese-Zugriff. Sieht Inhalte und Ergebnisse, kann selbst keine Anfragen stellen.
|
✓ | — | — | — | — |
|
Guest
Externer Zugriff auf einzelne Räume oder Dokumente. Befristet, IP-beschränkbar.
|
einzeln | einzeln | — | — | — |
Custom Roles
Erstelle eigene Rollen wie „Steuerberater extern", „Lohnbuchhalter:in", „Praktikant:in HR" – mit exakt den Aktionen, die diese Person braucht. Vererbung möglich.
Gruppen & Teams
Rechte werden meist nicht pro Person, sondern pro Team vergeben. Synchronisiert mit den Gruppen aus Entra ID oder Okta – wer das Team verlässt, verliert automatisch den Zugriff.
So funktioniert es technisch
RBAC + ABAC + Policy-Engine.
Klingt nach Abkürzungen – ist aber die Industrie-Norm für moderne Zugriffssteuerung. Hier in fünf Bausteinen erklärt.
1. Identität – wer ist da?
Anmeldung über deinen Identitätsanbieter via SAML 2.0 oder OpenID Connect (OIDC). Cortexion speichert keine Passwörter – die Authentifizierung passiert bei Microsoft Entra, Okta, Google Workspace oder deinem eigenen OIDC-Provider.
Nutzerkonten kommen automatisch über SCIM 2.0: Neue Mitarbeiterinnen werden beim Eintritt provisioniert, beim Austritt deprovisioniert – ohne IT-Ticket, ohne vergessene Accounts.
2. Rollen – was darf die Person grundsätzlich?
RBAC – Role-Based Access Control. Jede Person hat
eine oder mehrere Rollen pro App. Eine Rolle ist ein Bündel aus Aktionen
(read,
create,
update,
delete,
publish,
approve).
Beispiel: Die Rolle „Marketing-Editor" darf in der App Websites Seiten erstellen und bearbeiten, aber nicht veröffentlichen – das tut nur der „Marketing-Publisher".
3. Policies – was darf die Person in diesem Moment?
ABAC – Attribute-Based Access Control. Die Policy-Engine prüft bei jeder Anfrage zusätzliche Attribute: Tageszeit, IP-Adresse, Gerätetyp, Geheimhaltungsstufe des Dokuments, Kostenstelle, Projektnummer.
Beispiel-Regel: „Lohndaten dürfen nur vom Firmennetz aus geöffnet werden, niemals am Wochenende, nur durch HR mit Zwei-Faktor-Login." Die Engine wertet das pro Klick aus – nicht pro Login.
4. Filter zur Anfragezeit – was sieht die KI?
Hier wird's entscheidend: Wenn ein Nutzer einen Assistenten etwas fragt, läuft die Vektorsuche in der Wissensdatenbank erst nach dem Rechtefilter. Das System sucht nicht in allen Dokumenten und blendet danach aus – es sucht von vornherein nur in der erlaubten Subset-Menge.
Konsequenz: Der Assistent kann nichts halluzinieren, was der Fragende nicht ohnehin lesen dürfte. Jedes Quellen-Zitat kommt aus einem Dokument, für das die Person Leserechte hat.
5. OAuth-Scopes für Aktionen in Fremdsystemen
Wenn eine Automatisierung z. B. in DATEV bucht oder in HubSpot einen Lead anlegt, läuft das über
OAuth 2.0 mit Scopes. Cortexion fragt pro
Integration nur die minimal nötigen Berechtigungen ab –
crm.contacts:write
ja, crm.contacts:delete nein.
Pro Assistent und Automatisierung definierst du eine Aktions-Whitelist. Was nicht auf der Liste steht, wird mit HTTP 403 abgelehnt – auch dann, wenn die KI „kreativ" wird.
6. Audit-Log – wer hat was getan?
Jede Aktion – Login, Frage an einen Assistenten, Dokumentöffnung, CRM-Schreibzugriff, Rollenänderung – landet in einem revisionssicheren Audit-Log. Mit Zeitstempel, Nutzer-ID, IP, App, Aktion, Ergebnis-Hash.
Exportierbar als JSON oder CSV, optional als Syslog-Stream in dein SIEM (Splunk, Elastic, Datadog). Aufbewahrungsdauer pro Workspace konfigurierbar – 90 Tage, 1 Jahr, 7 Jahre für regulierte Branchen.
Was passiert bei einer einzigen Frage?
Ablauf einer KI-Anfrage – sieben Prüfungen in unter 200 Millisekunden.
-
1
User – fragt den Assistenten „Wie viele unbezahlte Rechnungen haben wir noch?"
-
2
Identität – JWT-Token wird verifiziert – ist die Sitzung gültig, vom korrekten IdP, nicht widerrufen?
-
3
Rolle – Hat die Person Rolle User oder höher in der App Excel-Experte? Sonst HTTP 403.
-
4
Assistent – Darf sie mit dem Assistenten Buchhaltungs-Bot reden? Sichtbarkeit prüfen.
-
5
Policy – ABAC-Engine prüft: Uhrzeit, IP, MFA-Status, Geheimhaltungsstufe der Anfrage.
-
6
Wissen – Vector-Search wird auf erlaubte Dokumente reduziert – Rechnungsliste ja, Verträge nein.
-
7
Aktion – Assistent ruft DATEV-Read-API mit OAuth-Scope
accounting.invoices:readauf. -
8
Audit – Komplettes Log-Event geschrieben: User, Zeit, Assistent, Tool, Ergebnis-Hash – revisionssicher.
In der Praxis
Drei reale Szenarien.
Wie das 5-Schichten-Modell konkrete Berechtigungsfragen löst, die in jedem KMU vorkommen.
Praktikant:in Marketing
Darf
- KI-Chat mit allgemeinem Assistenten
- Website-Builder im Draft-Modus
- Wissensquellen: Marketing-Wiki
Darf nicht
- Personalakten und Lohndaten
- Veröffentlichen von Website-Seiten
- CRM-Aktionen (nur Lesen erlaubt)
Steuerberater:in extern
Darf
- E-Mail-App – nur Buchhaltungs-Postfach
- Excel-Experte für GuV-Auswertungen
- DATEV-Read über Cortexion-Connector
Darf nicht
- Vertrags- und Personalakten
- Schreibzugriff auf Stammdaten
- Alle anderen Postfächer und Chats
Vertriebsleiter:in
Darf
- CRM-Vollzugriff (HubSpot)
- Automatisierung „Angebot aus Lead-Daten"
- Dashboards Vertrieb & Pipeline
Darf nicht
- Buchhaltungs- und Lohnapps
- Anlage neuer Nutzer (kein Admin)
- Workspace-weite Branding-Änderungen
Audit & Compliance
Beweisbar für Revision und Prüfer.
Berechtigungen sind nur die halbe Miete – Revision will sehen, dass sie auch eingehalten wurden. Cortexion liefert lückenlose Protokolle, exportierbar wie und wohin du willst.
- Lückenloses Audit-Log: Login, Frage, Antwort-Hash, Tool-Aufruf, Rechteänderung
- Export als JSON, CSV oder Syslog-Stream in dein SIEM
- Aufbewahrungsdauer pro Workspace einstellbar: 90 Tage bis 7 Jahre
- Revisionssicher: Append-only, mit Hash-Chain gegen Manipulation
- DSGVO Art. 30 – Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten als Auto-Export
- Berechtigungs-Reviews automatisierbar — Need-to-know dokumentiert
- Quartals-Recertifications: Manager bestätigt Team-Zugriffe per Klick
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Jedes Event ist über chain_prev mit dem
vorigen verknüpft – eine nachträgliche Manipulation einzelner Einträge bricht die
Kette und wird vom System sofort erkannt.
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